Personuppgiftspolicy

Genom denna informationsskrift får du information om hur
dina personuppgifter behandlas av Frövi Bilservice AB, 556104-8041,
Vannebodagatan 15, 71831 Frövi, kenneth@frovibilservice.se och
0581-30534

Den 25 maj 2018 infördes den nya dataskyddsförordningen i
hela EU. De nya bestämmelserna som också kallas GDPR (General Data
Protection Regulation) ersätter personuppgiftslagen (PUL) och
skärper kraven på hur företag får behandla dina
personuppgifter.

Din integritet är viktig för oss och vi anstränger oss
därför för att skydda dina personuppgifter på bästa sätt. I detta
dokument får du information om hur vi som personuppgiftsansvariga
behandlar alla personuppgifter som samlas in om dig av oss när du
eller det företag du representerar gör ett köp, lämnar in ett
fordon för service eller reparation eller när du ingår ett avtal om
förvaring av däck, s.k. däckhotell, på plats hos oss. Om du har
några frågor angående vår behandling av dina personuppgifter eller
om du vill utöva någon av dina rättigheter som vi beskriver nedan
är du välkommen att kontakta oss på de kontaktuppgifter som framgår
ovan.

Personuppgifter som vi behandlar om dig

Personuppgifter samlas in, behandlas och lagras då du
genomför ett köp hos oss. Köp kan genomföras via telefon, via
butik, via brev och via mail.

Vi lagrar och behandlar personuppgifterna i vårt system
för att kunna:

– fullfölja den tjänst du beställt/ditt köp

– fullfölja leveransen av varan med tillhörande avisering
av leverans och kontakter vid eventuellt försenad
leverans

– hantera returer och reklamationer

– fullfölja garantiåtagande mm

De personuppgifter som vi behandlar är de uppgifter som du
har lämnat till oss eller som vi har samlat in från dig eller en
tredje part.

Personuppgifter som du har lämnat till oss: När du som
kund ingår ett avtal med oss kommer du att lämna viss information
om dig. Informationen du lämnar kan vara till exempel ditt namn,
registreringsnumret på ditt fordon, ditt personnummer, ditt
kundnummer, dina kontakt- och adressuppgifter och ditt kortnummer.
Vi kan även komma att behandla andra personuppgifter om dig som du
lämnar till oss i egenskap av kund.

Personuppgifter som vi har samlat in från dig eller en
tredje part: När du lämnar in ett fordon till oss för service eller
reparation kan vi komma att samla in registreringsnummer samt
information som finns lagrad i fordonets dator. Det är information
som främst är av teknisk karaktär såsom t.ex. felkoder och
servicehistorik som hänför sig till ditt fordon. Vi kan även komma
att samla in uppgifter om genomförda felsökningar och vilket arbete
som har utförts, inklusive eventuella produkter som har reparerats,
bytts ut eller installerats.

När du ingår ett avtal om service eller reparation med oss
kan vi även komma att samla in information om ditt köp, din service
eller reparation, betalning samt information om fordonets
chassinummer, eller s.k. VIN-nummer.

Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter som
vi får tillgång till genom sökningar i Transportstyrelsens
vägtrafikregister, främst kontaktuppgifter och
registreringsnummer.

De personuppgifter som anges ovan kan vi komma att
behandla om dig även i de fall någon annan lämnar in ditt fordon
till oss för reparation eller service för din räkning. Om du lämnar
in ett fordon som någon annan är registrerad som ägare för eller
som representant för ett företag behandlar vi ditt namn och dina
kontaktuppgifter.

Ändamål och rättslig grund för behandlingen av dina
personuppgifter

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för
att fullgöra vårt avtal eller vidta åtgärder som du begär innan ett
avtal ingås:

Om du som kund eller representant för ett företag lämnar
in ett fordon för service eller reparation eller ingår ett avtal om
däckhotell behandlar vi ditt namn, personnummer,
registreringsnumret eller annat identifikationsnummer på fordonet,
ditt kundnummer, dina kontakt- och adressuppgifter och ditt
kortnummer i syfte att administrera vårt kundförhållande inklusive
din betalning. Vi behandlar även dessa uppgifter för att fullgöra
våra skyldigheter som följer av de avtal som du har ingått med oss
och för att förse dig med den information om de produkter och
tjänster som du har begärt från oss. Behandling av information som
finns lagrad i fordonets dator kan behöva behandlas för att utföra
service och underhåll eller för att kunna göra felsökningar och
konstatera och åtgärda fel på fordonet.

Om du begär en offert från oss behandlar vi ditt namn,
dina kontaktuppgifter och uppgifter om offerten under offertens
giltighetstid i syfte att kunna kontakta dig för att följa upp
offerten och vidta åtgärder på begäran av dig innan ett eventuellt
avtal ingås.

För att hantera eventuella reklamationer eller för att
kunna uppfylla eventuella garantiåtaganden som följer av vårt avtal
med dig eller det företag som du representerar behandlar vi ditt
namn, dina kontaktuppgifter, registreringsnumret eller annat
identifikationsnummer på fordonet, uppgifter om ditt köp samt
genomförda felsökningar och vilket arbete som har utförts,
inklusive information om eventuella delar eller produkter som har
reparerats, bytts ut eller installerats.

För att kunna fastställa din identitet och begära
kreditprövningar när en sådan krävs enligt avtalet behandlar vi
uppgifter om ditt namn och ditt personnummer samt uppgifter om din
ekonomiska situation. Behandlingen av ditt personnummer är klart
motiverat med hänsyn till vikten av en säker
identifiering.

För vissa ändamål behandlar vi dina personuppgifter med
stöd av en intresseavvägning som laglig grund för behandlingen. I
intresseavvägningen har vi bedömt att vårt berättigade intresse av
att utföra behandlingen väger tyngre än ditt intresse och dina
grundläggande rättigheter av att inte få dina personuppgifter
behandlade. Vad som är vårt berättigade intresse framgår i nedan.
Om du vill veta mer om hur vi har gjort den här bedömningen är du
välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter hittar du i
början av den här integritetspolicyn.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter
med stöd av en intresseavvägning

Om du begär en offert från oss behandlar vi ditt namn,
dina kontaktuppgifter och uppgifter om offerten med stöd av vårt
berättigade intresse av att kunna underlätta för dig som potentiell
kund samt för att kunna kommunicera med dig. Syftet med
behandlingen är att kunna kontakta dig, detta eftersom det är ett
omfattande arbete att ta fram en offert.

Om du lämnar in fordonet för någon annans räkning eller
ingår ett avtal med oss som representant för ett företag kan vi
komma att behandla uppgifter om ditt namn, dina kontakt- och
adressuppgifter samt uppgifter om fordonet i den mån det är
nödvändigt för att fullgöra våra åtaganden i förhållande till vår
kund. Vårt berättigade intresse av att behandla dina
personuppgifter är att kunna kommunicera med dig i egenskap av
kontaktperson och för att följa upp vem som lämnade in fordonet hos
oss.

Vi behandlar uppgifter som är kopplade till ditt fordon,
t.ex. uppgifter om genomförda felsökningar och eventuella arbeten
som tidigare har utförts, inklusive information om eventuella delar
eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats för
att kunna utföra säkra reparations- och servicetjänster på
fordonet. Behandlingen av sådana uppgifter görs av säkerhetsskäl så
att rätt reparation och/eller service kan utföras på fordonet. Vi
behandlar dessa uppgifter för vårt berättigade intresse av att
kunna visa att vi uppfyller krav från respektive
fordonstillverkare, av att kunna se vilka tidigare åtgärder som har
utförts av säkerhetsskäl samt för att underlätta för ägarna av
fordonet vid service.

Utöver den behandling av dina personuppgifter som anges
ovan utför vi även behandling som är nödvändig för att följa
tillämplig lag, förordning eller myndighetsbeslut. Till exempel
sparar vi uppgifter om ditt fordons historik i den utsträckning det
är nödvändigt för att följa gällande bokföringslag och
skattelagstiftning.

Vilka kan få tillgång till dina
personuppgifter

Dina personuppgifter kommer som utgångspunkt endast
behandlas av oss. Vi kommer dock att dela dina personuppgifter med
andra aktörer. Dessa aktörer är framförallt generalagenter och
fordonstillverkare, Transportstyrelsen, försäkringsbolag och
finansbolag.

Vi kommer även att dela dina personuppgifter med aktörer
som behandlar personuppgifter för vår räkning, s.k.
personuppgiftsbiträden. Våra IT-leverantörer och eventuella andra
leverantörer vi anlitar kan också komma att få tillgång till
samtliga personuppgifter som vi behandlar om dig, dock endast i den
utsträckning det är nödvändigt i syfte att dessa ska fullgöra sina
åtaganden i relation till oss. Om vi har kontrollerat och/eller
reparerat brister som noterats vid ditt fordons
besiktningstillfälle, kan vi direkt intyga åtgärdande av bristerna
direkt till Transportstyrelsens vägtrafikregister.

Dina personuppgifter kommer också att lämnas ut till
följande aktörer som själva är personuppgifts-ansvariga för sin
behandling av dina personuppgifter:

För betalning eller kreditupplysning kan vi komma att dela
uppgifter om ditt kortnummer eller personnummer samt uppgifter om
din ekonomiska situation till betalningsförmedlare och
kreditföretag.

Vi och våra samarbetspartners behandlar som huvudregel
endast dina personuppgifter inom EES. I de fall personuppgifter
behandlas utanför EES görs detta endast i enlighet med gällande
dataskyddslagstiftning.

Utöver vad som anges ovan kan våra samarbetspartners,
t.ex. finansbolag, fordonstillverkare, generalagenter samt
försäkringsbolag samla in dina personuppgifter direkt från dig för
egen räkning. För sådana uppgifter är våra samarbetspartners
personuppgiftsansvariga och har därför ett eget ansvar att
informera dig om behandlingen.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter

Vi behandlar aldrig dina personuppgifter under en längre
tid än vad som är tillåtet enligt tillämplig lag, förordning,
praxis eller myndighetsbeslut. Personuppgifter som vi behandlar i
syfte att fullgöra vårt avtal med dig behandlas som utgångspunkt
under den tid det är nödvändigt för att vi ska kunna administrera
avtalsförhållandet och fullgöra våra åtaganden i förhållande till
dig. För att följa tvingande lag, för att du har lämnat ditt
samtycke till det eller för att vi har rätt att göra så enligt en
intresseavvägning kan vi dock komma att spara dina personuppgifter
under en längre tid i enlighet med nedan.

För bokföringsändamål sparar vi i enlighet med gällande
bokföringslagstiftning information som krävs enligt sådan lag om
vårt avtal med dig i sju år.

Om du begär en offert sparar vi ditt namn,
kontaktuppgifter och uppgifter om offerten för att kunna kontakta
dig om totalt max 12 månader från registrering av personuppgifterna
och utfärdande av offerten i syfte att underlätta för dig och kunna
erbjuda dig en uppdaterad offert med samma uppgifter och tillval
från utfärdande.

Om du har lämnat in ditt fordon för reparation eller
service sparar vi dina kontaktuppgifter under 2 år från det att
servicen eller reparationen genomfördes. Vi anser oss ha ett
berättigat intresse av att spara dina uppgifter under denna tid
eftersom du som kund typiskt sätt förväntar dig information från
oss som verkstad när det är dags att serva ditt fordon igen, vilket
normalt sker 12-24 månader efter förra servicen.

Om dina personuppgifter har samlats in från annan än dig
själv och rör kontaktuppgifter i din egenskap av representant för
ett företag eller organisation sparar vi dina kontaktuppgifter för
marknadsföringsändamål i max 3 månader från och med
insamlandet.

För att kunna hantera eventuella reklamationer eller
garantiåtaganden sparar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter,
registreringsnumret på ditt fordon, uppgifter om ditt köp,
genomförda felsökningar och vilket arbete som har utförts samt
vilka delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller
installerats under 3 år från den dag fordonet reparerades eller
servicen utfördes samt från och med utfärdandet av garantin.
Personuppgifterna sparas under tre år med hänsyn till att vi skall
kunna hantera din lagstadgade rätt till reklamation på reparationer
eller service, kan komma behöva se vilket arbete som har utförts
och vilka delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller
installerats.

Vi kan komma att spara fordonsdata som hänför sig till
ditt fordon, t.ex. information om servicehändelser, under den tid
som fordonet är i drift. Denna information sparas endast
tillsammans med fordonets registreringsnummer och/eller
chassinummer och inte tillsammans med dina kontaktuppgifter.
Uppgifterna sparas under den tid som fordonet är i drift för vårt
berättigade intresse av att kunna erbjuda framtida ägare av
fordonet information om service- och underhållsarbeten som har
genomförts på fordonet samt för att kunna följa fordonets historik.
Det innebär att uppgifterna finns kvar även om fordonet byter
ägare.

Dina personuppgifter kan sparas längre än vad som angetts
ovan i den mån vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning
eller myndighetsbeslut.

Känsliga personuppgifter

Vi har inte rätt att behandla känsliga personuppgifter
eller uppgifter om brott inom ramen för vår kundadministration Vi
får behandla känsliga personuppgifter om det krävs för att vi ska
kunna tillvarata rättsliga anspråk.

Dina rättigheter

Du har enligt dataskyddsförordningen ett flertal
rättigheter gällande behandlingen av dina
personuppgifter.

Återkalla ett lämnat samtycke

Ett samtycke behöver endast inhämtas om vi inte kan stödja
vår behandling av personuppgifter på någon annan laglig grund. Om
du har lämnat ett samtycke för någon behandling, t.ex. därför att
vi vill göra behandlingar som går utöver avtalet eller vad som ryms
inom en intresseavvägning, har du rätt att när som helst återkalla
hela eller del av ett lämnat samtycke. Återkallelsen av ditt
samtycke påverkar inte lagligheten av behandling som grundar sig på
samtycke innan detta återkallas.

Rätt till tillgång

Du har rätt att få en bekräftelse på huruvida
personuppgifter som rör dig behandlas samt att få tillgång till
information om hur personuppgifterna behandlas, t.ex. ändamålen med
behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som
behandlingen gäller. Du har även rätt att få en kopia av de
personuppgifter som är under behandling.

Rätt till rättelse

Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga
personuppgifter rättade, samt med beaktande av ändamålet med
behandlingen komplettera ofullständiga personuppgifter, bl.a. genom
att tillhandahålla kompletterande information.

Rätt till radering (Rätten att bli
bortglömd)

Du har under vissa förutsättningar rätt att begära
radering av dina personuppgifter hos oss. Sådana förutsättningar
föreligger om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de
ändamål som de samlats in eller behandlats för, om du återkallar
ditt samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns
någon annan rättslig grund för behandlingen, om du invänder mot
behandlingen och det saknas berättigade skäl att fortsätta med
behandlingen som väger tyngre, när personuppgifterna har behandlats
på olagligt sätt eller om personuppgifterna måste raderas för att
uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av.

Du har inte alltid rätt att bli raderad. Om vi t.ex.
behöver dina personuppgifter för att administrera ett
reklamationsärende behöver uppgifterna inte raderas. Vi får även
behandla uppgifter som är kopplade till fordonet, t.ex. uppgifter
om genomförda felsökningar och eventuella arbeten som tidigare har
utförts, inklusive information om eventuella delar eller produkter
som har reparerats, bytts ut eller installerats för att kunna
utföra säkra reparations- och servicetjänster på fordonet under den
tid som fordonet är i drift, kopplat till respektive
bilregistreringsnummer och/eller chassinummer.

Rätt till begränsning av behandling

Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att
behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Sådana
förutsättningar föreligger om du bestrider uppgifternas korrekthet
(dock endast under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera
detta), om behandlingen är olaglig och du motsätter sig att
personuppgifterna raderas samt istället begär en begränsning av
uppgifternas användning, om du behöver personuppgifterna för att
göra gällande eller försvara rättsliga anspråk trots att vi inte
längre behöver personuppgifterna för syftet med behandlingen eller
om du har invänt mot behandlingen i väntan på kontroll av huruvida
våra berättigade skäl att behandla dina personuppgifter väger
tyngre än dina skäl.

Personuppgifterna behöver inte begränsas om alla uppgifter
som vi behandlar är korrekta och nödvändiga för att fullgöra ett
ingånget avtal med dig.

Rätt att invända mot behandling

Du har rätt att när som helst invända mot behandlingen av
dina personuppgifter som grundar sig på en intresseavvägning. Vi
får inte längre behandla personuppgifter såvida vi inte kan påvisa
tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än
dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för
fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk. Du har
även rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas för
marknadsföringsändamål. Om du invänder mot marknadsföring kommer
dina personuppgifter inte längre att behandlas för sådana
ändamål.

Rätt att inge klagomål

Du har rätt att inge klagomål till svenska
tillsynsmyndigheten Datainspektionen eller annan behörig
tillsynsmyndighet som utövar tillsyn över behandling av
personuppgifter. Du har rätt att lämna in ett klagomål till en
tillsynsmyndighet i det land där du har din hemvist, din
arbetsplats eller där det påstådda intrånget begicks.

Rätt till dataportabilitet

Du har även rätt att under vissa förutsättningar få ut de
personuppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss i ett
strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt
att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig
(dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet föreligger när
behandlingen grundar sig på ett samtycke eller på ett avtal och
behandlingen sker automatiserat. Du har rätt till överföring av
personuppgifterna direkt från medlemsföretaget till en annan
personuppgiftsansvarig när detta är tekniskt möjligt.

Kontakta oss

Om du vill utöva dina rättigheter enligt ovan eller annars
vill komma i kontakt med oss med anledning av vår behandling av
dina personuppgifter kan du göra detta genom att kontakta oss per
post eller e-post. Våra kontaktuppgifter framgår ovan.

Denna information om behandling av personuppgifter
fastställdes av Frövi Bilservice AB  2018-08-31